XERTEC - Příprava B2B automatizace

Nenápadný začátek

Sledovat faktury po splatnosti a posílat upomínky není nic neobvyklého. XERTEC to dělal pečlivě a podle zavedených pravidel. Cena za tuto pečlivost ale byla reálná: každý týden hodiny ruční práce s doklady, fakturami a e-maily — čas, který nemohl jít do obchodu ani do vztahů se zákazníky.

Právě opakovaná práce svázaná jasnými pravidly je vhodným kandidátem na automatizaci. Ne proto, že automatizace je cílem sama o sobě, ale proto, že lidem vrátí kapacitu pro práci, ve které jsou nenahraditelní.

„Ušetřili jsme čas, který jsme dřív ztráceli honěním faktur. Teď ho můžeme věnovat důležitějším věcem — hlavně vztahům se zákazníky.“
— Marek Smelik, generální ředitel, XERTEC a.s.

Proces nejdřív, technologie potom

Nezačali jsme nástrojem, ale přesným popisem procesu. Každá faktura potřebuje správně určit, v jaké fázi upomínání je, který e-mail má následovat a jaké podklady k němu patří. Ruční práce snese drobnou nepřesnost; automatizace potřebuje pravidla jednoznačná.

Společně jsme proto formalizovali existující způsob práce a rozdělili jej do čtyř navazujících sekvencí. Díky tomu bylo možné postavit řešení, které funguje konzistentně a lze ho dlouhodobě rozvíjet.

Řešení ve zkratce

Automatizace načte přehled faktur po splatnosti, určí příslušnou ze čtyř e-mailových sekvencí, vybere odpovídající text upomínky, připojí fakturu a e-mail odešle. Řešení nejprve fungovalo v režimu návrhů ke kontrole; po ověření přešlo do plně automatického provozu.

Celé řešení stojí na nástrojích, které XERTEC již používal v rámci Microsoft 365 a Power Platform. Nevznikl tak další izolovaný nástroj ani nový účet, který by bylo třeba spravovat.

Základ pro další automatizace

Aby automatizace běžela bezpečně a spolehlivě, vznikl za ní i provozní základ: oddělené testovací a produkční prostředí, technické účty nezávislé na konkrétních lidech a přehledná správa přístupů. Tato práce se nevrací jen na jedné automatizaci — dává firmě základ pro druhý, třetí i další scénář.

Dalším logickým krokem je například automatizované vyhodnocení odpovědí zákazníků, aby další upomínka nikdy neodešla člověku, který už přislíbil úhradu. Stejný základ lze využít i pro další opakované agendy napříč firmou.

Výsledky

Byznysově

• Čas, který dříve mizel v ruční administrativě, se uvolnil pro obchod a vztahy se zákazníky.
• Upomínkový proces běží spolehlivě a bez výpadků bez ohledu na vytížení lidí, kteří ho dříve zajišťovali ručně.
• Potvrzená úspora je přibližně 2,5 hodiny týdně.

Technologicky

• Řešení stojí výhradně na nástrojích v rámci stávajícího Microsoft ekosystému XERTECu.
• Vznikl základ s oddělenými prostředími a řízenými přístupy, který unese další automatizace bez stavění od nuly.
• Čtyřsekvenční proces je opakovatelný a připravený na další rozvoj.

Co dál

Projekt ukázal, že malý, dobře vymezený problém může otevřít dlouhodobou schopnost firmy zavádět další automatizace. Pillaro zůstává partnerem, který pomáhá najít další konkrétní krok, propojit jej s byznysem a dotáhnout do provozu.

Tým

Pillaro
Ján Mucha — tech & delivery lead
Adam Sládek — business advisor

XERTEC a.s.
Marek Smelik — generální ředitel

‍